Pengelolaan dokumen merupakan standar prosedur yang berkaitan dengan bagaimana melakukan pekerjaan kantor di sebuah perusahaan di mana terdapat kegiatan perencanaan hingga pengendalian dokumen. Prosedur yang telah dibuat dalam sebuah dokumen memiliki peranan penting dalam sistem pengelolaan manajemen perusahaan karena dokumen dapat memudahkan langkah kerja yang melibatkan para pekerja, lokasi, alat, tujuan, dan menunjang sistem pekerjaan serta peninjauan kembali sebuah pekerjaan dalam pengelolaan perusahaan.
Dokumen yang telah diarsipkan dan disimpan, akan dibutuhkan kembali untuk diperbaharui sesuai dengan perkembangan perusahaan dan juga akan dibutuhkan oleh para pihak tertentu yang terkait, sehingga penting bagi setiap perusahan atau badan usaha yang menjalankan suatu bisnis untuk dapat menyimpan dokumen kearsipan dengan aman, tersusun dan rapi.
Mengingat pentingnya pengelolaan dokumen dalam sebuah perusahaan, maka disetiap perusahaan baik instansi pemerintahan maupun swasta memiliki bagian khusus yang bertugas dalam mengelola dokumen dari perencanaan, pengendalian hingga pemusnahan.
Namun jika sedikit saja salah dalam mengelola dan menyimpan dokumen dengan baik, maka yang terjadi adalah dokumen-dokumen fisik yang sangat penting seperti akta pendirian perusahaan, berbagai macam pembukuan terkait perusahaan akan hilang ataupun rusak karena tidak benarnya pengelolaan dilakukan, serta perawatan yang kurang tepat.
Oleh karena itu sebuah perusahaan akan membutuhkan pihak lain yang dapat bertanggungjawab dalam pengelolaan dan penyimpanan dokumen dengan sistem kearsipan yang tertata dan terintegrasi agar resiko-resiko penyebab hilang dan rusaknya dokumen tidak terjadi pada perusahaan yang anda kelola.
Solusi Record Management yang diberikan oleh RDS dapat membantu anda dalam melakukan penyimpanan dokumen fisik yang pengelolaannya dilakukan secara terintegrasi dengan sistem kearsipan yang terpadu.
Layanan yang diberiakn oleh RDS akan menguntungkan bagi sebuah perusahaan, karena melalui layanan dari RDS yaitu layanan penyimpanan arsip di mana sistem manajemen arsip yang diberikan terintegrasi dengan barcode sistem, RFID, GPS tracker yang dapat dilihat dalam sistem yang berbasis web.
Selain itu penyimpanan data dapat dilakukan per box atau per dokumen. Layanan yang mendukung lainnya adalah relokasi arsip dan transportasi yang disediakan untuk menunjang dalam hal perpindahan dan penjemputan dokumen dapat memudahkan perusahaan dalam proses penyimpanan dokumen tersebut.